忘年会の案内☆メールで送るならどんな文面で送ると感じが良い?

忘年会 案内
忘年会の幹事を任されると、その案内をするのにも色々と悩んでしまいますよね。中には職場関係の大切な忘年会などもあり、マナーをきちんと守れていないと、周囲からの評価が下がってしまう恐れもあります。

では、例えばメールで案内をする際には、どのようにすれば良いのでしょうか?そこで、メールによる忘年会の案内で気を付けるべきポイントを紹介していきます。

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忘年会の案内☆メールで送るメリット


忘年会の案内というと、書面で出していた会社も多かったでしょう。ですが、ここ最近では紙に印刷するということはせず、メールで送付するという会社が増えています。では、書面ではなくメールにするメリットはどこにあるのでしょうか?

これは、何といっても経費が削減できるという点が大きいでしょう。印刷代や通信費などが不要になるので、かなりのコストカットです。しかもメールで返信してもらい、返事をもらうことができるので便利ですね。

小さな会社だと口頭での案内ということもあるかもしれません。ですがそれでは、連絡がうまく伝わりにくかったり、つい忘れてしまったりする恐れが大きいですよね。その点、メールだと管理しやすいのも嬉しいポイントです。

また、メールだと案内をする手間がかなり省けます。1つ1つ書面に印刷して配るのはかなりの手間で、渡し忘れた人なども出てくるかもしれません。その点、メールは一斉送信ができますので、そういった手間もミスも無くなるというのが魅力的です。

このようにメリットが大きいメールでの案内。ですが手紙に比べると、あくまでも略式になるものなので、マナーはしっかり守らなければなりません。

忘年会の案内☆メールのマナー


忘年会の案内をメールで送る際には、マナーを徹底しましょう。

まずは、タイトルからです。タイトルには「お疲れ様です」「お世話になっております」などの文章を使う人もいますが、これは案内には不向きです。迷惑メールと間違われることもあるので、避けましょう。

タイトルの内容は完結で、内容が分かるようなものにしてください。○○年度忘年会のご案内、といった内容で良いでしょう。

次に書式もビジネス書式を用いてください。社内メールの場合には、各位、○○部の皆さんへ、など冒頭に名称を書きます。

さらに忘年会の日時や場所などを簡潔に分かりやすく、改行を加えながら書いていきます。最後には、差出人の部署、氏名、連絡先、メールアドレスなどを記載しておきましょう。

より感じの良いメールにするためのひと工夫として、利用するお店のサイトをリンクで記載しておいても素敵です。

忘年会の案内☆メールの文面


忘年会の案内をメールで送る際に、具体的にはどのような文面が良いのか気になりますよね。そこで、分かりやすいものを1つ紹介します。



総務部の皆様

お仕事お疲れ様です。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。
早速ですが、忘年会の日時が決定いたしましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は○○が行います。
宜しくお願いいたします。

・日時 ○月○日(○曜日) ○時○分〜
・場所 ○○(○○駅徒歩○分) HP ○○○
・参加費 男性 ○○円 女性 ○○円

当日は豪華景品付きのゲームも行う予定です。
原則、全員参加ですので、よろしくお願いいたします。

当日の出欠に関しては、こちらのメールに返信にて、○月○日までに○○宛てにご連絡くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

——————-
○○部 ○○(内線 ×××)
E-mail:
携帯:
——————-


詳しく簡潔な内容にまとめると、分かりやすくて良いですね。

まとめ


忘年会の案内や出欠の確認というのは、幹事にとって非常に面倒なものでした。ですがメールという機能を使えるようになってから、かなり負担が軽減されていますよね。

その分、マナーの面などで気を付けなければならない点があるということは、しっかり踏まえておきましょう!出来の良いメールを送って、会社での評価もアップさせておきたいですね!

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